Papier nie kontroluje procesu

Większość organizacji obsługi technicznej i zarządzania ciągłą zdatnością w Polsce ma dobrze napisane procedury i ludzi, którzy je znają. Mimo to podczas audytu wychodzą te same rzeczy: podpis bez daty, otwarte zadanie w zamkniętym zleceniu, termin AD, który minął w arkuszu, którego nikt tego dnia nie otworzył. Nie dlatego, że ktoś zawinił. Dlatego, że papier nie kontroluje procesu.

Procedury mogą być właściwe, a personel odpowiednio przeszkolony. Problem zaczyna się wtedy, gdy przebieg procesu zależy wyłącznie od ręcznego zapisu. Papier rejestruje to, co zostało wpisane. Nie sprawdza kolejności działań, kompletności danych ani spełnienia warunków wymaganych do przejścia do kolejnego etapu.

Przepis tymczasem wymaga właśnie tego. Part-145 nakłada na organizację obowiązek prowadzenia zapisów obsługi na tyle szczegółowych, by dało się ustalić, co zostało wykonane, przez kogo i na podstawie jakich danych. Part-M wymaga od zarządzającego ciągłą zdatnością systemu zapisów, z którego w każdej chwili wynika aktualny status statku powietrznego. Żaden z tych przepisów nie mówi, że zapis ma być papierowy. Każdy z nich zakłada, że zapis jest kompletny i wiarygodny. Poniżej sześć miejsc, w których papier tego nie gwarantuje.

Poświadczenie przed zamknięciem wszystkich zadań

W tradycyjnym obiegu dokumentów kontrola kompletności zależy od człowieka. Otwarte zadanie, brak wymaganego potwierdzenia lub nieuzupełniony zapis mogą zostać zauważone dopiero podczas późniejszej weryfikacji dokumentacji.

Tymczasem poświadczenie obsługi (CRS) wolno wydać dopiero wtedy, gdy cała zlecona obsługa została właściwie wykonana. Na papierze nic nie stoi między podpisem na poświadczeniu a zadaniem, które pozostało otwarte na innej karcie. System cyfrowy może kontrolować status prac na bieżąco i nie dopuścić do zamknięcia procesu, dopóki wymagane czynności nie zostaną wykonane i właściwie udokumentowane.

Ten sam mechanizm działa o poziom niżej: na pojedynczym podpisie.

Podpis bez kontekstu wykonania

Sam podpis potwierdza odpowiedzialność osoby, ale papier nie zapisuje automatycznie, kiedy, gdzie i na jakim etapie procesu został złożony.

Przy dokumentacji uzupełnianej później trudno jednoznacznie odtworzyć rzeczywistą chronologię wykonania prac. Podpis złożony przy samolocie i podpis złożony w piątek za cały tydzień wyglądają na karcie identycznie. Cyfrowy ślad audytowy pozwala powiązać zapis z konkretnym użytkownikiem, czynnością i momentem jej wykonania.

Nawet jeśli każdy podpis jest na miejscu, dane, które potwierdza, rzadko zostają w jednym miejscu.

Te same dane w kilku miejscach

Mechanik zapisuje wykonanie pracy. Dane trafiają następnie do ewidencji technicznej, systemu zarządzania zdatnością, arkusza lub raportu.

Każde ręczne przepisanie informacji zwiększa ryzyko rozbieżności, pominięcia albo błędu. Im więcej niezależnych źródeł danych, tym trudniej wskazać, które z nich jest aktualne i obowiązujące.

Najczęstszym z tych miejsc jest arkusz kalkulacyjny.

Arkusz zamiast kontrolowanego procesu

Excel jest doskonałym narzędziem obliczeniowym, ale sam w sobie nie zapewnia kontroli procesu zarządzania zdatnością.

Wraz ze wzrostem floty rośnie liczba terminów, ograniczeń, AD, SB, komponentów, nalotów i zależności pomiędzy nimi. Formuły, ręcznie wprowadzane dane i kolejne wersje pliku wymagają stałej kontroli.

Problemem nie jest sam arkusz. Problemem jest sytuacja, w której od pojedynczej komórki zależy decyzja operacyjna, a system nie weryfikuje automatycznie jej źródła, aktualności i wpływu na status statku powietrznego. Przepis wymaga, by status AD, ograniczeń i podzespołów o ograniczonej żywotności był w zapisach aktualny. Arkusz nie wie, czy jest.

Arkusz zawodzi po cichu. Dziennik podróży zawodzi z opóźnieniem.

Informacja o usterce dociera za późno

Papierowy dziennik podróży przekazuje informację dopiero wtedy, gdy ktoś go odczyta i przekaże dalej.

Jeżeli zgłoszenie usterki wymaga dodatkowego telefonu, wiadomości lub ręcznego przepisania danych, pomiędzy jej stwierdzeniem a reakcją organizacji powstaje luka informacyjna. W tym czasie do tego samego statku może wsiąść kolejny pilot.

W lotnictwie informacja o stanie technicznym powinna trafiać do właściwych osób wtedy, kiedy powstaje, a nie wtedy, kiedy dokument dotrze do biura.

Wszystkie powyższe luki łączy jedno: żadnej z nich nie widać, dopóki nikt nie zapyta. Pyta audytor.

Zgodność trzeba nie tylko zapewnić, ale i wykazać

Podczas audytu nie wystarcza samo istnienie procedury lub formularza. Organizacja musi być w stanie wykazać, że proces był realizowany zgodnie z wymaganiami i pozostawał pod kontrolą.

Przy rozproszonych dokumentach odtworzenie historii wymaga zestawienia kart pracy, rejestrów, arkuszy, wiadomości i podpisów. Każde takie zestawienie jest odtwarzaniem z pamięci tego, co powinno być zapisane w chwili, gdy się działo.

Co musi robić system

Dobrze zaprojektowany system powinien pozostawiać spójny ślad audytowy procesu: od zgłoszenia i planowania, przez wykonanie i weryfikację, aż do zamknięcia i archiwizacji.

Nie dodaje przy tym procedur i nie zmienia sposobu pracy. Procedury są w przepisach i w instrukcjach. To one mówią, jak pracować. System robi jedno: sprawia, że zapis powstaje w chwili wykonania, a nie po nim, i że proces nie zamyka się, dopóki nie jest kompletny.

Tak zaprojektowaliśmy Aeronite: od zgłoszenia usterki w dzienniku podróży, przez zlecenie i kartę pracy w hangarze, aż do poświadczenia wracającego do zarządzającego ciągłą zdatnością. Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten ślad wygląda w praktyce, zapisz się na wczesny dostęp.